Notulen algemene ledenvergadering 2019

Datum:

25-06-2019

Aanwezig (online):    

Rob Beffers (voorz.), Rob Brasser, Kim, Hans v Tienhoven , Jip, Luuk, Piter, Peter, Richard, Hielke (not.), Hans Sontrop, Gebruiker 

Afwezig (gemeld):

Boukelien, Bas, Aike, Lideke


1. Vaststellen agenda
Aanvullingen: geen aanvullingen. Het is onbekend wat het Quorum is. De aanwezigen besluiten te kunnen besluiten. Rob zoekt na wat het quorum is.

2. Notulen ALV 2018
Geen aanvullingen. Notulen vastgesteld.
Opheffing buurtfonds is van de site gehaald.

3. jaarverslag 2019

  • Toelichting Penningmeester Piter.

Klein beetje winst, ongeveer quite gespeeld. Buurtfonds is gestopt. En verdwenen van de site. Kosten verzekeringen zijn toegenomen door de toevoeging van de klusdienst.
Kascommissie en Penningmeester adviseren om de 2 boekhoudingen samen te voegen. Wat waren de redenen om deze oorspronkelijk apart te houden:
- Als klusdienst zou zorgen voor omvallen van de Bouwsteiger is dat duidelijker in beeld.
- Onzekerheid over de bijdrage van de klusdienst.
Penningmeester geeft aan dat heel helder is waar wat naar toe gaat en waar wat aan besteed wordt.

  • Voorstel om financiën klusdienst en uitleen samen te voegen. 

Voorstel wordt aangenomen.

  • Reservering buurtfonds gebruikt om posten onderhoud en aanschaf van gereedschap aan te vullen.
  • Voorstel om verhuurprijzen nu te verhogen met 5% en volgend jaar weer met 5%.

Waarom is het nodig?
Kosten stijgen. (Financiële software en toenemende kosten voor de website, 2018 nieuwe website gemaakt. Begroting voor de website is eigenlijk te laag.  Verzekeringskosten nemen toe, steigerkeuring wordt duurder.)
Voorgestelde verhogingen worden aangenomen.

  • Opmerkingen kascie. Zie opmerking hierboven over gescheiden boekhouding.
  • Nieuwe kascie. wordt vastgesteld. Aike blijft zitten, Peter wordt toegevoegd.
  • Herziening verzekeringen. Dit punt is niet nader toegelicht.


5. Verbouwing Kim & Dirk
Kim & Dirk wonen boven de loods, willen verbouwen, uitbreiding van de zolderetage waar een dakterras komt.
Wat zijn de gevolgen voor de bouwsteiger:
- Verdeelsleutel wordt aangepast aan het woonoppervlak. Verhouding gaat van 40-60 naar 30-70.
- Splitsingsakte wordt erop nagekeken.
Vraag of de ALV toestemming wil geven aan de verbouwing, waarbij het bestuur de Bouwsteiger in deze vertegenwoordigt. Bestuur en Kim en Dirk gaan dan onderzoeken wat het kost en gaan dat regelen.
Besluit: ALV gaat akkoord met de plannen van Kim en Dirk en het aanpassen van de verdeelsleutel.
Bestuur en Kim & Dirk zorgen dat aanpassing van de verdeelsleutel op een financieel zo gunstige manier wordt georganiseerd. Soms is een aanpassing van een splitsingsakte niet nodig en dan onnodig kostbaar.

6.     Punten m.b.t. de klusdienst

  • Jip doet verslag van de vergadering van de klusdienst dd 23-6-2020.

Per 1 juni weer actief, na sluiting wegens COVID-19. 50 klanten en 90 klussen.
Prijs van een klus; Voorstel van de klusdienst om naar draagkracht te betalen. Betalingen zijn besproken. Voor sommige is de 7,50 nog steeds te veel. Voorstel: Ga het onderzoeken of er draagvlak bij de klanten is om sommige klanten vrijwilig meer te laten betalen (concept van FreeCoffee). En andere iets minder. Als er gemiddeld 5 euro ontvangen wordt dan komt de klusdienst uit de kosten.
Besluit: tarief wordt 5 euro als men dit kan betalen en er wordt gevraagd of er meer betaald kan worden om het voor een ander ook mogelijk te maken van de klusdienst gebruik te maken.
Er is al een (financiele) sponsor en daarbij willen we het voorlopig laten.
Besluit: Er wordt geen subsidie onderzocht.

7.  Punten m.b.t. de uitleen

  • Machtigingsformulieren van nieuwe leden die niet ondertekend zijn; Wel belangrijk om de handtekening te verkrijgen en er wordt niet altijd gepind. In de pop-up en in de afrekening (op de pagina 'Huidige dienst') worden de bedragen genoemd zodat altijd duidelijk is wat er betaald moet worden op welk moment in het jaar.
  • Kijk in de papieren map met lopende contracten of je e.e.a. na moet bellen. Kijk enige tijd terug om niet afgeronde contracten op te sporen. Kijk elke dienst of er contracten zijn die niet zijn afgesloten. Bel klanten na als dat nodig is en lees de opmerkingen zodat je kan zien wat er aan de hand is. Schrijf leesbaar en vermeld je naam.
  • Noteer opmerkingen goed; Soms zijn opmerkingen niet goed te lezen.
  • Hoe om te gaan met kasverschil e.d.;  Leg uit hoe het kasverschil is ontstaan in het scherm onder het kasverschil !
  • Legitimatie; Wanneer wel en wanneer niet? Wel bij alle kostbare dingen en elektrische gereedschap is legitimatie verplicht, Niet bij de goedkopere dingen.
  • Loodsmannen: Graag inventarislijsten van de steigers. Er worden veel kostbare steigerdelen verloren afgelopen jaar. Er moet een nog bord op de deur.

        Updaten van de inventarislijsten van de steiger.
        Bord komt eraan.

  • Wat meld je bij wie? Nu zie je vaak dat iets ‘website’ of ‘uitleen’ wordt genoemd, terwijl het Loods-werkgroep moet zijn. Zet ook je naam er even in, dan kan bij onduidelijkheid dit nagevraagd worden.
  • Zowel lener als uitlener tekenen voor compleetheid en werking. Vooral de steigers goed controleren op de inventarislijsten! Als we bij inname en uitgave goed controleren is het duidelijk wie er schade/verlies toe gebracht heeft.
  • Karren van de steigers terug naar de loods. Zo snel mogelijk weer terug naar de loods. Kar mag niet buiten blijven staan. Als je de steiger komt inleveren ben je er om 19.30 en dan moet die kar voor 20.30. Er wordt regelmatig onderhands verhuurd. Dat maakt het wel lastig.
  • Voorstel aan de Loodsmannen Aan de kar van de Steiger een aparte geplastificeerde instructie, met het aantal onderdelen of iets dergelijks. Waardoor makkelijk te controleren is wat er wel of niet is
  • Geen bonnetjes meer aan de contracten nieten.
  • Check email-adres en banknummer van mensen die iets komen lenen. Aan alle actieve uitleners: Het emailbestand is aan het verslechteren dus vraag altijd even of email en telefoonnummer nog klopt.


8.  Sluiting      21.25