Notulen algemene ledenvergadering 2016

Notulen Algemene Ledenvergadering van De Bouwsteiger op 26 mei 2016

1. Vaststellen agenda
Er zijn geen voorstellen voor aanpassing van de agenda.

2. Vaststellen notulen Algemene Ledenvergadering op 21 mei 2015
De notulen van de Algemene Ledenvergadering van 21 mei 2015 worden geaccordeerd.

3. Jaarverslag 2015
Piter:

Geen opvallende zaken in 2015
Meer ontvangen contributies van leden
Iets meer kosten voor verspreiden lidmaatschapskaarten dan in 2014. Komt neer op verschil van ongeveer € 200,-.
Toename van financiële kosten verwacht in 2016 door introductie PIN-betalen. PIN-apparaat kost ongeveer € 15 per maand.
Voorstel om toevoeging aan reserve niet betalende debiteuren te beëindigen en de voorziening vrij te laten vallen. Gaat om circa € 1000,-.
Ontvangsten voor uitlenen lopen op, ondanks (iets) lager ledenaantal:
- Omzet zelf stijgt
- Aantal uitgeleende materialen
- Langere duur uitleningen

Kascommissie:

Kascommissie 2015 bestond uit Hans en Adri. Beiden hebben geen opmerkingen.
Rob merkt op dat de balans einde 2014 niet goed aansluit bij de cijfers van begin 2015. Er zijn enkele verschillen. Rob heeft de verschillen niet paraat en zal nog uitzoeken om welke posten het gaat.
Rob stelt voor om bij het Kasco verslag nog een vraag toe te voegen. Check of de cijfers aan van december van het voorgaande jaarverslag aansluiten op de cijfers van januari van het nieuwe jaar verslag..

Bestuursaangelegenheden:

Mike is niet-statutair secretaris.
Afscheid van Adri als penningmeester volgt nog (op gepaste wijze).

4. en 5. Vacatures

Han treedt terug als lid van de Loodscommissie. Aike heeft interesse.
Boukelien gaat in de Kascommissie

6. Steigerdelen in de tuin
Kim heeft gevraagd of we de schragen weg kunnen gooien. Dat is akkoord, maar roept de vraag op wat we met de bijbehorende planken doen. Peter heeft interesse. Peter stemt dit verder af met de Loodscommissie.

7. Website/webapplicatie
De huidige techniek van de website is erg achterhaald en onveilig. Bovendien wordt deze niet meer ondersteun vanaf de zomer. Er zijn drie mogelijkheden:

Rob bouwt nieuwe website met achterliggende techniek. Dan werkt alles wel, maar geen fraaie site.
Twee submogelijkheden:
- Rob schakelt vast ontwerpbureau in voor ontwerpen nieuwe website. Kost ongeveer € 1.500. Rob kent bureau goed en bureau kent CMS Rob. Dus dat zou efficiënt zijn en Rob minste tijd kosten
- We schakelen ander ontwerpbureau in. Dat is mogelijk goedkoper, maar kost Rob meer tijd vanwege het uitleggen van de werking van het CMS van Rob.
Splitsing van website en planbord. Dan hebben we een platte site, zonder connectie met planbord. Rob vernieuwt dan het planbord.

Na ampele discussie volgt een besluit:
Voorkeur voor mogelijkheid twee, waarbij we onderzoeken of het goedkoper kan dan € 1500. We vragen de actieve leden om binnen 1 week na rondzenden notulen te komen met een voorstel voor een ontwerpbureau uit Wittevrouwen. Blijft reactie uit? Dan neemt Rob contact op met zijn eigen ontwerpbureau.

8. Rondvraag

Peter vraagt of er weer een uitleenvergadering komt. Die komt. Rob geeft aan dat hij liever 1 keer bijeenkomt, dan twee keer in dezelfde week. Dat is voor hem en anderen veel efficiënter. ALV gaat akkoord. Uitnodiging volgt per datumprikker. Wordt zeer waarschijnlijk andere dag dan maandag of donderdag.

Actie- en aandachtspunten tijdens ALV

Geef bij het einde van de dienst altijd aan of je goed hebt afgerekend of niet. Sinds de start van PIN-betalen is het een paar keer voorgekomen dat de PIN-betaling zelf niet klopt door een te hoog of te laag ingetoetst bedrag, maar dat dit niet is opgemerkt bij het afsluiten van de dienst. Graag aandacht hiervoor.
Rob zoekt in statuten uit welke personen/functies bestuur minimaal bestaat. Vraag komt voort uit opmerking dat Mike nu niet-statutair secretaris is.
Hielke en Aike zoeken uit of het nodig is om de huidige steigers te laten keuren. De kamerrolsteiger is erg oud en mogelijk aan vervanging toe.
Reageer binnen 1 week na verschijnen notulen als je een ontwerpbureau weet voor de website van De Bouwsteiger.