Jaarverslag 2019

Financiën
De inkomsten uit verhuur en lidmaatschap waren in 2019 vrijwel gelijk aan 2018. De verhuur iets lager en iets meer lidmaatschappen, met een positief resultaat van ruim € 300. Er is derhalve geen reden om de verhuurprijs of de lidmaatschapskosten voor 2020 te verhogen. In 2019 hebben we wel kosten gemaakt voor de aanschaf van een nieuw pin apparaat. De kosten van ca. € 560 vallen onder de post organisatie kosten. Doordat andere kosten op deze post iets lager uitvielen zijn de totale organisatie kosten gelijk gebleven. Bij de pinbetalingen betalen we nu € 0,20 per pintransactie in plaats van een bedrag van € 15 per maand. Het aantal pin betalingen per maand is gemiddeld minder dan 75 zodat de pinkosten iets lager zijn dan vorig jaar. Ook het etentje was iets goedkoper onder andere door het strengere beleid bij de drankjes. Vanwege het starten van de klusdienst zijn ook de verzekeringen aangepast aan de nieuwe situatie, zoals verzekering tegen door een vrijwilliger veroorzaakte schade. De totale kosten van de verzekeringen zijn daardoor hoger. Deze extra kosten zijn in 2019 gedekt uit de inkomsten van de klus dienst.

Financieel verslag klusdienst

Aanbeveling van de penningmeester en de kascommissie aan de ALV is om de scheiding tussen klus- en verhuurdienst laten vervallen. Deze posten kunnen mee worden genomen in de winst en verlies rekening van de bouwsteiger. 

Reserveringen

De reservering voor de ICT is nieuw. Dit jaar waren de gemaakte kosten iets hoger dan de dotering voor deze post. Dit betekent dat we geen reserve opbouwen voor het vernieuwen van de website in de toekomst. Het is beter deze reservering te verhogen tot € 500 en de reservering voor loods-onderhoud te verlagen. Mocht in de nabije toekomst blijken dat we daar te weinig op reserveren zal de begroting structureel hoger moeten worden door de verhuurprijzen te verhogen. Dit jaar kunnen we de eventuele kosten goed opvangen vanuit de reserves zodat op dit moment geen verhoging nodig is.
Voorstel om op de ALV te bespreken of een verhoging van de verhuurprijzen met 5% dit jaar en 5% volgend jaar acceptabel is.
Op de vorige balans stond er een reservering van € 4750 voor het buurtfonds. Op de ALV 2019 is besloten hiermee te stoppen. Omdat de posten onderhoud gereedschap en aanschaf gereedschap al een paar jaar negatief waren is deze reservering gebruikt om beide posten eenmalig aan te vullen, met € 1750 voor het onderhoud en € 3000 voor de aanschaf. Beide posten staan nu weer positief. Vooruitlopend op goedkeuring van de ALV is dit zo in de begroting voor 2020 opgenomen.

Nieuwe leden
Het aanmelden van nieuwe leden tijdens de uitleen-avonden is nu beter verlopen. Van alle nieuwe leden worden gegevens ingevoerd en wordt het lidmaatschap per pin betaald zodat we ook het correcte rekeningnummer hebben.

Kascontrole.
De kascommissie bestaande uit Jeroen Thijsen en Aike van der Hoeff heeft de boeken gecontroleerd en goed gekeurd. Wel had de commissie een paar opmerkingen en aanbevelingen:

1. Steekproef diensten; Moeilijk uit te voeren. Aanbeveling om de verschillende posten duidelijker te administreren per dienst.
2. Nieuwe leden; Uitleners let erop dat nieuwe leden bij aanmelding hun lidmaatschap per pin betalen.
3. Vraag mbt groot onderhoud loods; Moeten we niet gezamenlijk in de VVE sparen voor groot onderhoud?

Winst en verliesrekening

Balans per 31 december 2018

Begroting 2020

Ledenadministratie
Het ledenaantal is in 2019 licht gedaald van 390 naar 382. Doordat er 3 klussers actief en daarmee lid zijn geworden, is er dus een daling van 11 leden.
Aantal nieuwe leden per jaar:

Het aantal leden zonder e-mailadres is gedaald van 24 naar 19. Er zijn echter ook best wat e-mailadressen die niet meer bestaan. Niet elk lid geeft dus goed een gewijzigd e-mailadres door. De ledenadministratie wordt daardoor minder correct en dat is onwenselijk omdat leden niet meer worden geïnformeerd over de ALV en de inning per incasso van het lidmaatschapsgeld (beide een wettelijke verplichting).

Voorheen kende de Bouwsteiger het begrip 'actief lid', dat min of meer synoniem stond aan 'uitlener'. Door de komst van de klusdienst is er een duidelijke tweedeling gecreëerd; Uitleners en klussers. Beide rollen vallen onder de noemer 'actief lid'. Er zijn in 2019 vier actieve leden bij gekomen, waarvan drie klussers. Er is nog geen actief lid die zowel uitlener als klusser is.

Aanpassingen website / webapplicatie

• Er is een aanpassing gedaan zodat de loodscommissie private en openbare documenten kan uploaden/verwijderen. Openbaar ducumenten kunnen door iedereen die de website bezoekt worden geraadpleegd (handleidingen, instructies etc.) via de gereedschaplijst. Uitleners kunnen de documenten ook raadplegen vanuit het planbord. Private documenten (rekeningen, garantiebewijzen, etc.) kunnen door de loodscommissie via de gereedschaplijst worden ingezien.
• De pagina 'Sponsoring' is verwijderd, omdat hiervan geen sprake meer is.
• De pagina 'Privacy' heeft een update gehad.

De openbare informatie m.b.t. de klusdienst bestaat uit de pagina's:

• De klusdienst
• Feestelijke opening
• Klusje laten uitvoeren
• Klusvrijwilliger worden
• Achtergrondinformatie

Om de klusdienst te kunnen ondersteunen via de webapplicatie zijn de volgende uitbreidingen gedaan:

• Pagina 'Interne afspraken': Deze pagina beschijft hoe de klusdienst is georganiseerd, zodat elke (nieuwe) klusser goed geïnformeerd is.
• Pagina 'Klusklanten': Deze pagina wordt gebruikt voor het registreren van de klusklanten.
• Pagina 'Overzicht klussen': Deze pagina wordt gebruikt om wie welke klus uitvoert en wat de status / afhandeling is.
• Aanpassingen (administratie / rechten) m.b.t. actieve leden; Splitsing uitleners en klussers.

Toename vragen per e-mail

Al een aantal jaren is gemeld dat er steeds meer mailtjes binnen komen (via de contactpagina) met vragen als 'Kan ik de aanhanger reserveren?' en 'Hebben jullie ook een schuurmachine die geschikt is om ... ?'. Deze vragen worden niet geregistreerd, maar de beleving is dat er in 2019 geen duidelijke toename te zien is.

Gereedschap

Het aantal uitleningen per maand is:

De top 15 in verhuur ziet er als volgt uit:

Het grote verschil met vorig jaar is de verhuur van ladders. Er zijn wel meer verschillende soorten gereedschap uitgeleend (84) met een gemiddelde uitleenduur van 3.5 weken. Vorig jaar was dat ongeveer een gelijk aantal geereedschappen en toen was de leenduur 3.9 weken. Hoewel de verdeling dus flink anders ligt, zijn de inkomsten uit verhuur min of meer gelijk gebleven.

Klusdienst
De klusdienst is medio mei 2019 gestart en in juni officieel geopend. De start is gedaan door een kluscoördinator die hiervoor een jaar is ingehuurd (op kosten van externe financiers). De kluscoördinator heeft enerzijds gewerkt aan het leggen van contacten met de doelgroep (en m.b.v. veel media aandacht), om te laten weten dat de klusdienst bestaat. Anderzijds heeft de kluscoördinator klussers geworven en telkens de match gemaakt tussen klusser en klus aanvraag. In augustus nam de kluscoördinator ontslag en is met de klussers besproken hoe e.e.a. verder georganiseerd zou moeten worden. Jip heeft zich bereid verklaart om de rol van kluscoördinator op zich te nemen.
Met de externe financiers is afgesproken dat de financiering t/m 2020 zeker is gesteld (conform de afspraken in de vorige ALV). Er is ook funding voor 2021.
In 2019 hebben zich 7 klussers aangemeld en zijn er 45 aanvragen voor klussen gedaan door 33 verschillende mensen.
De werkafspraken zijn met de klussers vastgesteld en staan op de pagina 'Interne afspraken'. Daarmee is de rol van Boukelien, Richard en Rob beëindigd en valt de klusdienst onder de verantwoordelijkheid van het bestuur.
De klusdienst is statutair gezien een commissie die door het bestuur is ingesteld en waarvoor dezelfde afspraken gelden die voor de overige commissies gelden (loodscommissie, feestcommissie):

• De uitvoering ligt in handen van de klussers en wordt gecoördineerd door de kluscoördinator.
• Besluitvorming vindt plaats in overleg met het bestuur en/of de ALV. 

• Uitgaven van meer dan € 50,- dienen aan het bestuur worden voorgelegd.

Aantal klussen per maand:

Bestuurlijk
Vanuit het bestuur kan worden gemeld:

• Er zijn geen wijzigingen geweest in het bestuur.
• De verzekeringen zijn onder de loep genomen. Enerzijds i.v.m. de oprichting van de klusdienst, anderszijds goed om een check te doen of e.e.a. ook nog past bij de uitleen. Het bleek erg moeilijk om bij een willekeurige verzekeringsmaatschappij een verzekering af te sluiten. Oorzaak zit hem in het feit dat we ongeveer 25 actieve leden willen verzekeren, maar dat verzekeringen voor bedrijven/organisaties/verenigingen altijd uit gaan van alle medewerkers/leden. In ons geval wordt dat met 400 leden te duur. We zijn daarom bij dezefde tussenpersoon gebleven die onze bestaande verzekering heeft aangepast op de nieuwe situatie.
• Aike heeft een administratieve opschoningsactie gedaan en heeft daarbij veel weg gegooid.
• Er is een verzoek geweest om geschiedenis-studenten te laten afstuderen op de geschiedenis van de Bouwsteiger, maar dit verzoek is later ingetrokken.
• De ALV is later dan gewoonlijk georganiseerd omdat corona-maatregelen verhinderden dat de kascommissie bij elkaar kon komen. De ALV zal vanwege corona via zoom worden georganiseerd.